Certificazione dei sistemi di gestione

Interesse per la certificazione del sistema di gestione

Compilare “Richiesta di offerta” . A seguito della compilazione della “Richiesta di offerta” prepareremo la proposta di domanda di certificazione (“Offerta”).

Richiesta di offerta

Dopo aver accettato (firmato) l'"Offerta" da parte vostra, prepareremo una proposta di "Contratto di certificazione". Dopo la firma del "Contratto di certificazione" da parte di entrambe le parti contrattuali, il contratto diventa valido e vincolante: il "Contratto di certificazione" viene firmato per un periodo di 3 anni (la validità del Certificato è anch'essa di 3 anni)

Il processo di certificazione e le sue fasi

Fase di preparazione

La fase di preparazione è la fase che comprende la preparazione dell'audit. L'organismo di certificazione delegherà il team di audit. Il team di audit è responsabile dell'esecuzione superiore dell'audit.

Audit di certificazione – 1. fase

Audit di certificazione – 1. fase viene eseguita per ottenere informazioni sufficienti e verificare che siano stati applicati i requisiti di base per il corretto funzionamento del sistema di gestione. Il lead auditor verifica la competenza della documentazione relativa ai requisiti degli standard e dei regolamenti pertinenti.

Audit di certificazione – 2. fase

2. La verifica di certificazione di fase avrà luogo presso la sede del cliente e presso le singole postazioni di lavoro, che sono soggetti di verifica in base ai requisiti del cliente specificati nel contratto. Il processo di esecuzione della verifica contiene queste fasi:

preparazione (programma) – il revisore capo deve elaborare il programma con il calendario e i requisiti per la partecipazione delle singole persone competenti
realizzazione – il processo di esecuzione dell’audit
chiusura – nella riunione di chiusura con i rappresentanti della direzione dell’organizzazione di certificazione, il team di audit valuterà il processo di audit e determinerà le date per l’eliminazione delle non conformità.
valutazione – il documento di output dell'audit di certificazione è il rapporto di audit di certificazione. Il rapporto è elaborato dal lead auditor, che è responsabile anche della sua completezza e precisione. Il lead auditor è tenuto a incorporare tutti i commenti degli auditor e degli esperti tecnici che hanno partecipato all'audit nel rapporto, dopo la consulenza personale.

Conferimento del certificato

Se il Direttore dell'Organismo di Certificazione non scopre fatti gravi che contraddicano i risultati dell'auditor capo indicati nel rapporto di audit di certificazione e nella proposta dell'auditor capo per il rilascio del certificato, il Direttore rilascerà una dichiarazione coerente con la dichiarazione dell'auditor capo e rilascerà il certificato.

Regole per l'utilizzo del marchio di certificazione QSCert e alcune strutture sull'utilizzo di un certificato di sistema di gestione

Verifiche di sorveglianza

L'organismo di certificazione QSCert esegue audit di sorveglianza una volta all'anno durante la validità del certificato rilasciato. Gli audit di sorveglianza vengono eseguiti e documentati in modo analogico come l'audit di certificazione. Il revisore capo deve elaborare il rapporto dell'audit di sorveglianza.

Trasferimento della certificazione accreditata

Il trasferimento della certificazione accreditata implica la valutazione del certificato di sistema di gestione esistente e valido rilasciato da un altro organismo di certificazione accreditato ai fini del rilascio del certificato da parte di QSCert.

Sospensione e ritiro del certificato

Motivi di sospensione della validità del certificato

Il certificato del sistema di gestione può essere sospeso per l'organizzazione certificata in base ai seguenti fatti:

risultato di verifica di controllo/controllo straordinario
mancata rimozione delle gravi non conformità rilevate in sede di verifica di controllo/controllo straordinario entro il termine concordato
non consentire l'esecuzione dell'audit di controllo entro il termine previsto dal contratto di certificazione,
non consentire l'esecuzione di una verifica di controllo straordinaria
violazione dell’obbligo di informazione – mancata comunicazione di modifiche che hanno un impatto fondamentale sul funzionamento del sistema di gestione
uso improprio del certificato o del marchio di certificazione QSCert
inadempimento, anche entro 30 giorni dalla scadenza, di qualsiasi obbligazione nei confronti dell'organismo di certificazione

Procedura di sospensione del certificato

Il direttore dell'organismo di certificazione decide sulla sospensione della validità del certificato emettendo una "Decisione sulla sospensione della validità del certificato", in cui stabilisce anche le condizioni che devono essere soddisfatte per il rinnovo del certificato. La decisione viene consegnata all'organizzazione certificata e questo fatto viene pubblicato sul sito web QSCert. Durante il periodo di sospensione del certificato, l'organizzazione certificata non è autorizzata a utilizzare il certificato o il marchio di certificazione QSCert, né a fare riferimento alla certificazione.

Se il motivo della sospensione della validità del certificato permane anche dopo la scadenza del periodo di sospensione, l'organismo di certificazione è tenuto a revocare il certificato con validità definitiva.

Procedura per il rinnovo della validità di un certificato sospeso

Se le condizioni specificate nella Decisione sulla sospensione della validità del certificato sono state soddisfatte entro il periodo specificato, il direttore dell'organismo di certificazione emetterà una "Decisione sul rinnovo della validità del certificato". La decisione viene consegnata all'organizzazione certificata e questo fatto viene pubblicato sul sito web QSCert.

Motivi del ritiro del certificato

Il certificato del sistema di gestione può essere ritirato all'organizzazione certificata in base ai seguenti fatti:

il motivo per cui il certificato è stato sospeso non è stato rimosso entro il periodo specificato
accertare il fatto che l'organizzazione certificata utilizza o fa riferimento al certificato durante il periodo di sospensione della sua validità
il patrimonio del cliente viene dichiarato fallito o la procedura fallimentare viene respinta o interrotta per mancanza di patrimonio, oppure se il fallimento non è stato dichiarato perché il patrimonio non è sufficiente a coprire i costi dell'amministratore provvisorio
richiesta di un'organizzazione certificata

Procedura di ritiro del certificato

Sulla base dei risultati confermati, il direttore dell'organismo di certificazione emetterà una "Decisione sul ritiro del certificato". La decisione viene consegnata all'organizzazione certificata e questo fatto viene pubblicato sul sito web QSCert.

Procedura per presentare un reclamo

I reclami contro le attività dell'organismo di certificazione devono essere presentati per iscritto all'indirizzo e-mail qscert@qscert.sk o all'indirizzo dell'organismo di certificazione.

Sulla base dell'esame del reclamo, QSCert informerà il reclamante sul metodo di risoluzione del reclamo o sulle misure che saranno adottate per indagare sul reclamo e sui relativi orizzonti temporali.

Ricorso contro l'azione dell'organismo di certificazione QSCert

Nel caso in cui l'organismo di certificazione QSCert non rilasci un certificato al cliente o ritiri il certificato, il cliente ha diritto entro 30 giorni dalla data di consegna della notifica di tale azione a presentare ricorso contro tale azione alla commissione per la protezione dell'imparzialità dell'organismo di certificazione QSCert. Il ricorso è presentato per iscritto. La procedura esatta per presentare un ricorso è specificata nel Contratto di certificazione.

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